Digitalisierte Personalakten können in sicheren elektronischen Systemen mit Passwortschutz und Verschlüsselung gespeichert werden, so dass sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen und gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Durch die Digitalisierung von Personalakten entfällt der Bedarf an physischem Speicherplatz, Druck und papierbasiertem Material, was zu Kosteneinsparungen bei der Speicherung, dem Druck und der Wartung führt. Außerdem verringert sich das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung physischer Akten, was kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Digitalisierte Personalakten können problemlos von Mitarbeitern der Personalabteilung oder anderen autorisierten Personen gemeinsam genutzt werden, was die Zusammenarbeit erleichtert und den Bedarf an physischen Aktenübertragungen verringert. Dies ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und eine bessere Kommunikation innerhalb der Personalabteilung und des gesamten Unternehmens.

Die Digitalisierung von Personalakten trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. von Gesetzen zur Aufbewahrung von Unterlagen und Daten, zu gewährleisten. Sie ermöglicht ein einfaches Auffinden von Informationen bei Audits oder Gerichtsverfahren und verringert das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung.

Die Digitalisierung von Personalakten verringert den Bedarf an papierbasierter Dokumentation, was zu weniger Papierabfällen und Umweltbelastungen führt. Sie steht im Einklang mit Nachhaltigkeitsinitiativen und fördert umweltbewusste Praktiken.