PersoPoint hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Das Dienstleistungszentrum für Personal- und Besoldungsmanagement des Bundes hat eine entscheidende digitale Transformation durchlaufen. Input For You wurde ausgewählt, um mehr als 75.000 Akten zu digitalisieren.

PersoPoint ist Teil des föderalen öffentlichen Dienstes BOSA, der für Politik und Unterstützung zuständig ist. Die Direktorin, Liliane Verreyen, wechselte 2014 von der Privatwirtschaft (HP-EDS) zur Regierung und hat nie zurückgeblickt. Sie hat die Weichen für den neuen Ansatz und die weitreichende Digitalisierung mitgestaltet. "Bis dahin reichten die Mitarbeiter Änderungen bei freien Tagen, Überstunden oder anderen Personalangelegenheiten noch auf Papier ein. Die Änderungen wurden dann manuell in den Cobol-Mainframe eingegeben. Heute laufen 75% dieser Vorgänge automatisch ab. Die alte Cobol-Gehaltsabrechnungs-Engine wurde durch SAP ersetzt, aber alle Dateien mussten auch digitalisiert werden. Das neue Gehaltssystem ist seit April 2020 in Betrieb, und fast alle Ministerien, einschließlich des FÖD Inneres und des Bundeskanzleramts, haben das System übernommen. Die alte Lösung wird bald der Vergangenheit angehören.

"Es war mehr als ein IT-Projekt, es war ein Organisationsprojekt", erklärt Liliane Verreyen. Die verschiedenen Personalabteilungen wurden bei PersoPoint zentralisiert, das von 8 auf 300 Mitarbeiter anwuchs. Sobald alle Ministerien den Sprung gewagt haben, wird sich die Zahl der Mitarbeiter fast noch einmal verdoppeln. Die beiden größten FPS, Finanzen und Justiz, die zusammen 45.000 Akten umfassen, müssen noch umgestellt werden. "Von nun an kann jeder Mitarbeiter jederzeit den Status seiner persönlichen Akte und seines Gehalts überprüfen. Er hat die volle Kontrolle über seine Daten und kann z.B. selbst im System Urlaub beantragen. Das bringt schon jetzt mehr Klarheit und Transparenz. "

Es versteht sich von selbst, dass die verfügbaren Daten 100% zuverlässig sein müssen, aber das ist nicht immer leicht zu erreichen. Deshalb wählte PersoPoint Ende 2015 und Anfang 2016 Input For You als Anbieter für die Digitalisierung von Akten aus. Es handelte sich um einen Rahmenvertrag. "Wir sind sehr zufrieden mit ihrem Ansatz. Input For You hat auch sofort mit uns überlegt, wie wir die Akten am besten digital verarbeiten können und gemeinsam mit uns nach Lösungen gesucht. Das haben wir sehr zu schätzen gewusst", sagt Liliane Verreyen. Auch das Volumen ist enorm: 75.000 Akten mit 11.176.766 Seiten. Heute ist PersoPoint das Kompetenzzentrum für Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung. Eine echte Metamorphose.