Los archivos de RR.HH. digitalizados pueden almacenarse en sistemas electrónicos seguros con protección por contraseña y cifrado, lo que garantiza que la información confidencial de los empleados esté protegida frente a accesos no autorizados. Esto reduce el riesgo de filtración de datos y garantiza el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.

La digitalización de los archivos de RR.HH. elimina la necesidad de espacio de almacenamiento físico, impresión y suministros en papel, lo que se traduce en un ahorro de costes relacionados con el almacenamiento, la impresión y el mantenimiento. También reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los archivos físicos, lo que puede acarrear costosas consecuencias.

Los archivos de RR.HH. digitalizados pueden compartirse fácilmente entre el personal de RR.HH. u otro personal autorizado, lo que facilita la colaboración y reduce la necesidad de transferir archivos físicos. Esto permite una toma de decisiones más rápida y una mejor comunicación dentro del departamento de RRHH y en toda la organización.

La digitalización de los archivos de RR.HH. ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos, como las leyes de conservación de registros y datos. Permite recuperar fácilmente la información durante auditorías o procedimientos judiciales y reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento.

La digitalización de los archivos de RR.HH. reduce la necesidad de documentación en papel, lo que se traduce en una reducción de los residuos de papel y del impacto medioambiental. Se alinea con las iniciativas de sostenibilidad y promueve prácticas responsables con el medio ambiente.