PersoPoint heeft de afgelopen jaren een grote transformatie ondergaan. Het dienstencentrum voor personeels- en salarisbeheer van de federale overheid onderging een ingrijpende digitale transformatie. Input For You werd gekozen om meer dan 75.000 dossiers te digitaliseren.

PersoPoint maakt deel uit van de federale overheidsdienst BOSA, die verantwoordelijk is voor beleid en ondersteuning. Directeur Liliane Verreyen stapte in 2014 over van de privésector (HP-EDS) naar de overheid en heeft nooit meer omgekeken. Zij tekende mee het doek voor de nieuwe aanpak en de verregaande digitalisering. "Tot die tijd dienden medewerkers wijzigingen in vrije dagen, overuren of andere personeelszaken nog op papier in. De wijzigingen werden dan handmatig ingevoerd in het Cobol mainframe. Tegenwoordig gebeurt 75% van deze transacties automatisch. De oude Cobol-salaris engine werd vervangen door SAP, maar alle bestanden moesten ook worden gedigitaliseerd. De nieuwe loonmotor is operationeel sinds april 2020 en bijna alle ministeries, waaronder de FOD Binnenlandse Zaken en de Kanselarij, hebben het systeem overgenomen. De oude oplossing behoort binnenkort tot het verleden.

"Meer dan een IT-project was het een organisatieproject", legt Liliane Verreyen uit. De verschillende HR-afdelingen werden gecentraliseerd bij PersoPoint, dat groeide van 8 naar 300 medewerkers. Eens alle ministeries de sprong gewaagd hebben, zal het aantal medewerkers opnieuw bijna verdubbelen. De twee grootste departementen, Financiën en Justitie, samen goed voor 45.000 dossiers, moeten de overstap nog maken. "Vanaf nu kan elke werknemer op elk moment de status van zijn of haar persoonlijke dossier en salaris controleren. Ze hebben volledige controle over hun gegevens en kunnen bijvoorbeeld zelf vakantiedagen aanvragen in het systeem. Dit brengt al meer duidelijkheid en transparantie. "

Het spreekt voor zich dat de beschikbare gegevens 100% betrouwbaar moeten zijn, maar dat is niet altijd eenvoudig te realiseren. Daarom koos PersoPoint eind 2015, begin 2016 voor Input For You als leverancier voor de digitalisering van dossiers. Het ging om een raamcontract. "We zijn uitermate tevreden over hun aanpak. Input For You dacht ook meteen met ons mee over de beste manier om de dossiers digitaal te verwerken en zocht samen met ons naar oplossingen. Dat apprecieerden we enorm", zegt Liliane Verreyen. Het gaat ook om enorme volumes, niet minder dan 75.000 bestanden die samen 11.176.766 pagina's vertegenwoordigen. Vandaag is PersoPoint hét centrum voor personeelsadministratie en loonverwerking. Een ware metamorfose.