La huella ecológica de los flujos de papel en el sector asegurador belga

Un sector que sigue funcionando con papel

Las cifras ponen de manifiesto la enorme cantidad de papeleo que se genera en el sector de los seguros.

En Bélgica, las compañías de seguros y sus corredores intercambian cada año más de 100 millones de mensajes relacionados con la producción, las finanzas y las reclamaciones.. Una parte considerable de estos casos sigue tramitándose hoy en día mediante cartas y un seguimiento manual.

Esa intensidad se inscribe en un panorama belga más amplio. Con varios cientos de kilos por habitante al año, el consumo de papel en nuestro país es de muy por encima de la media europea, que ronda los 160 kilos. Solo en el entorno de oficina, un empleado medio imprime unos 50 kilos de papel al año. En un sector que se basa en un gran volumen de documentación, esa cantidad se acumula rápidamente.

¿Qué impacto tiene el papel en el medio ambiente?

Cada hoja de papel conlleva un coste oculto. Según los análisis del ciclo de vida, la producción de una sola hoja A4 genera aproximadamente entre 4 y 5 gramos de CO₂ equivalente y, además, consume una media de unos 10 litros de agua. Quien utilice una impresora láser añade aproximadamente 1 gramo más de CO₂ por cada página impresa.

A nivel sectorial, esas gotas se convierten en un flujo constante. Ya en 2014, la industria mundial del papel y la pasta de papel representaba El 5,6 % del consumo energético industrial y se encuentra entre los mayores emisores de gases de efecto invernadero. A ello hay que sumar los efectos del transporte, el almacenamiento y la manipulación del correo postal. Por lo tanto, para una aseguradora que tramita millones de documentos al año, el papel se traduce en un impacto cuantificable en cuanto a emisiones de CO₂ y consumo de agua.

Los criterios ESG y la CSRD permiten cuantificar ese impacto

Lo que durante mucho tiempo fue una cuestión de buena voluntad es ahora una obligación de información. En virtud de la Directiva europea sobre información corporativa en materia de sostenibilidad (CSRD), las grandes empresas, los bancos y las aseguradoras vienen informando sobre su desempeño en materia de sostenibilidad desde el ejercicio fiscal de 2024, y los primeros informes se publicarán a partir de 2025. La normativa sigue evolucionando, sobre todo a través del paquete de simplificación «Omnibus» de principios de 2025, pero la dirección a seguir está clara.

Un componente fundamental es la declaración de las emisiones de Alcance 3: todas las emisiones indirectas de la cadena de valor, desde los proveedores hasta el tratamiento de residuos. El papel encaja perfectamente en esa categoría. El consumo, la impresión, el correo postal y el archivo influyen en el perfil ESG que las aseguradoras deben poder demostrar. Por lo tanto, reducir el flujo de papel mejora tanto la huella real como las cifras del informe de sostenibilidad.

La digitalización como palanca concreta en materia de ESG

Aquí es donde entra en juego el procesamiento inteligente de documentos. Al digitalizar el correo entrante, los expedientes de siniestros y la comunicación entre empresas y corredores, desaparece gran parte del papel de la cadena. Los archivos digitalizados no requieren impresión, ni sobres, ni espacio físico de archivo.

En concreto, eso significa:

• Los documentos y correos electrónicos entrantes se reconocen digitalmente y se canalizan hacia el flujo de trabajo adecuado, sin necesidad de pasar por una etapa intermedia en papel.
• Las pólizas, las cláusulas adicionales y los expedientes de siniestros se crean, se completan y se almacenan de forma electrónica.
• La comunicación entre la aseguradora y el corredor se lleva a cabo mediante mensajes digitales estructurados, en lugar de cartas y correos electrónicos sueltos.

Cada paso automatizado que sustituye al papel reduce directamente el consumo, las emisiones asociadas y el volumen de residuos. En lo que respecta a la presentación de informes ESG, también proporciona datos concretos y verificables sobre el ahorro conseguido.

Personas y máquinas, con la mirada puesta en la sostenibilidad

Para nosotros, la digitalización siempre está al servicio de unos procesos fiables. Combinamos la eficiencia del tratamiento automatizado con la supervisión de expertos humanos, de modo que la rapidez y el esmero vayan de la mano. Este mismo enfoque, que acorta el tiempo de tramitación de los expedientes, ayuda a las aseguradoras a reducir de forma estructural su volumen de papel.

De este modo, la sostenibilidad se convierte en un elemento fijo del flujo de documentos dentro de la organización. Los objetivos ESG y la eficiencia operativa se refuerzan mutuamente, y la aseguradora crea una cadena que es a la vez más rápida y más respetuosa con el medio ambiente.

En Input for You, consideramos que la sostenibilidad y la digitalización son dos caras de la misma moneda. Al organizar los procesos documentales de forma más inteligente, ayudamos a las aseguradoras a reducir su huella ecológica, al tiempo que aportamos un respaldo fiable a sus informes.

¿Te gustaría saber cómo podemos ayudarte a reducir el volumen de papel y reforzar tus informes ESG? Ponte en contacto con nosotros y descubre lo que el procesamiento inteligente de documentos puede aportar a tu organización.