L'empreinte écologique des flux de papier dans le secteur belge de l'assurance

Un secteur qui fonctionne encore avec des documents papier

Ces chiffres montrent à quel point le volume de documents papier est important dans le secteur de l'assurance.

En Belgique, les compagnies d'assurance et leurs courtiers échangent chaque année plus de 100 millions de messages relatifs à la production, aux données financières et aux sinistres.. Une part non négligeable de ces demandes passe encore aujourd'hui par des courriers et un suivi manuel.

Cette intensité s'inscrit dans un contexte belge plus large. Avec plusieurs centaines de kilos par habitant et par an, la consommation de papier dans notre pays est de bien au-dessus de la moyenne européenne, qui s'élève à environ 160 kilos. Rien que dans le milieu professionnel, un employé imprime en moyenne environ 50 kilos de papier par an. Pour un secteur qui repose sur des dossiers comportant de nombreux documents, cela représente rapidement un volume considérable.

Quel est l'impact environnemental du papier ?

Chaque feuille de papier cache un coût caché. D'après les analyses du cycle de vie, la production d'une seule feuille A4 génère environ 4 à 5 grammes d'équivalent CO₂ et, en outre, consomme en moyenne environ 10 litres d'eau. Toute personne utilisant une imprimante laser ajoute environ 1 gramme supplémentaire de CO₂ par page imprimée.

Au niveau sectoriel, ces baisses se transforment en un flux constant. Dès 2014, l'industrie mondiale du papier et de la pâte à papier représentait déjà 5,6 % de la consommation énergétique industrielle et figure parmi les plus grands émetteurs de gaz à effet de serre. À cela s'ajoutent les effets liés au transport, au stockage et à la manutention du courrier papier. Pour un assureur qui traite des millions de documents par an, l'utilisation du papier se traduit donc par un impact mesurable en termes d'émissions de CO₂ et de consommation d'eau.

Les critères ESG et la directive CSRD permettent de mesurer cet impact

Ce qui relevait longtemps de la bonne volonté est désormais une obligation de déclaration. En vertu de la directive européenne sur le reporting en matière de développement durable des entreprises (CSRD), les grandes entreprises, les banques et les assureurs rendent compte de leurs performances en matière de développement durable depuis l'exercice 2024, les premiers rapports devant paraître à partir de 2025. La réglementation est encore en cours d’évolution, notamment grâce au paquet de simplification « Omnibus » prévu début 2025, mais la direction à suivre est claire.

Un élément essentiel réside dans la déclaration des émissions de scope 3 : toutes les émissions indirectes de la chaîne de valeur, depuis les fournisseurs jusqu’au traitement des déchets. Le papier entre précisément dans cette catégorie. La consommation, l’impression, le courrier postal et l’archivage contribuent tous au bilan ESG que les assureurs doivent être en mesure de présenter. La réduction des flux de papier permet donc d’améliorer à la fois l’empreinte carbone réelle et les chiffres figurant dans le rapport de développement durable.

La numérisation, un levier ESG concret

C'est là qu'intervient le traitement intelligent des documents. En numérisant le courrier entrant, les dossiers de sinistre et les échanges entre les entreprises et les courtiers, une grande partie du papier disparaît de la chaîne. Les fichiers numérisés ne nécessitent ni impression, ni enveloppe, ni espace d'archivage physique.

Concrètement, cela signifie :

• Les documents et e-mails entrants sont reconnus numériquement et acheminés vers le flux de travail approprié, sans passer par une étape intermédiaire sur papier.
• Les polices d'assurance, les avenants et les dossiers de sinistre sont créés, enrichis et archivés par voie électronique.
• La communication entre l'assureur et le courtier s'effectue par le biais de messages numériques structurés, et non plus par courrier postal ou par e-mails épars.

Chaque étape automatisée qui remplace le papier permet de réduire directement la consommation, les émissions associées et le volume de déchets. Dans le cadre du reporting ESG, cela fournit également des données concrètes et traçables sur les économies réalisées.

Les hommes et les machines, dans une optique de développement durable

Pour nous, la numérisation est toujours au service de processus fiables. Nous allions l’efficacité du traitement automatisé à la supervision d’experts humains, afin que rapidité et rigueur aillent de pair. Cette même approche, qui permet de réduire les délais de traitement des dossiers, aide les assureurs à diminuer de manière structurelle leur volume de documents papier.

Le développement durable s'inscrit ainsi de plein droit dans le flux de circulation des documents au sein de l'entreprise. Les objectifs ESG et l'efficacité opérationnelle se renforcent mutuellement, et l'assureur met en place une chaîne à la fois plus rapide et plus respectueuse de l'environnement.

Chez Input for You, nous considérons que le développement durable et la numérisation sont les deux facettes d’un même mouvement. En optimisant les processus de gestion documentaire, nous aidons les assureurs à réduire leur empreinte écologique tout en apportant un soutien fiable à leurs rapports.

Vous souhaitez savoir comment nous pouvons vous aider à réduire votre volume de papier et à renforcer votre reporting ESG ? Contactez-nous et découvrez ce que le traitement intelligent des documents peut apporter à votre organisation.