L'impronta ecologica dei flussi di carta nel settore assicurativo belga

Un settore che funziona ancora con la carta

I dati evidenziano l'entità del flusso di documenti cartacei nel settore assicurativo. In Belgio, le compagnie assicurative e i loro broker si scambiano ogni anno oltre 100 milioni di comunicazioni relative alla produzione, ai dati finanziari e ai sinistri. Una parte considerevole di queste operazioni viene ancora oggi gestita tramite corrispondenza e follow-up manuale.

Tale intensità si inserisce in un quadro più ampio a livello belga. Il consumo di carta nel nostro Paese si attesta a diverse centinaia di chili per abitante all’anno ben al di sopra della media europea di circa 160 chili. Già solo in un ambiente d’ufficio, un impiegato stampa in media circa 50 chili di carta all’anno. Per un settore che si basa su pratiche ricche di documenti, la cifra sale rapidamente.

L'impatto ambientale della carta

Ogni foglio di carta comporta un costo nascosto. Secondo le analisi del ciclo di vita, la produzione di un foglio A4 comporta un’emissione di circa 4-5 grammi di CO₂ equivalente e, oltre a ciò, richiede in media circa 10 litri d’acqua. Chi utilizza una stampante laser deve aggiungere circa 1 grammo di CO₂ per ogni pagina stampata.

A livello settoriale, quelle gocce si trasformano in un flusso consistente. Già nel 2014 l’industria mondiale della carta e della cellulosa rappresentava Il 5,6% del consumo energetico industriale e figura tra i maggiori responsabili delle emissioni di gas serra. A ciò si aggiungono gli effetti legati al trasporto, allo stoccaggio e al trattamento della corrispondenza cartacea. Per un assicuratore che gestisce milioni di documenti all’anno, la carta si traduce quindi in un impatto misurabile in termini di emissioni di CO₂ e di consumo idrico.

L'ESG e la CSRD rendono misurabile tale impatto

Quella che per molto tempo è stata una questione di buona volontà sta ora diventando un obbligo di rendicontazione. Ai sensi della direttiva europea sulla rendicontazione di sostenibilità delle imprese (CSRD), a partire dall’esercizio finanziario 2024 le grandi imprese, le banche e le compagnie assicurative dovranno rendere conto delle proprie prestazioni in materia di sostenibilità, con le prime relazioni previste a partire dal 2025. La normativa è in continua evoluzione, anche a seguito del pacchetto di semplificazione «Omnibus» dell’inizio del 2025, ma la direzione è chiara.

Un elemento fondamentale è la rendicontazione delle emissioni di Scope 3: tutte le emissioni indirette lungo la catena del valore, dai fornitori allo smaltimento dei rifiuti. La carta rientra proprio in questa categoria. Il consumo, la stampa, la corrispondenza cartacea e l’archiviazione incidono sul quadro ESG che le compagnie assicurative devono essere in grado di dimostrare. Una riduzione del flusso di carta migliora quindi sia l’impronta ecologica effettiva sia i dati riportati nel rapporto di sostenibilità.

La digitalizzazione come leva concreta per l’ESG

È qui che entra in gioco l’elaborazione intelligente dei documenti. Digitalizzando la corrispondenza in arrivo, i fascicoli dei sinistri e le comunicazioni tra compagnie assicurative e broker, gran parte della carta scompare dalla catena operativa. I fascicoli digitalizzati non richiedono stampe, buste né spazio fisico per l’archiviazione.

In pratica, ciò significa che:

• I documenti e le e-mail in arrivo vengono riconosciuti digitalmente e indirizzati al flusso di lavoro corretto, senza alcuna fase intermedia cartacea.
• Le polizze, gli allegati e i fascicoli relativi ai sinistri vengono creati, integrati e archiviati in formato elettronico.
• La comunicazione tra l'assicuratore e il broker avviene tramite messaggi digitali strutturati, anziché tramite lettere ed e-mail sporadiche.

Ogni fase automatizzata che sostituisce la carta riduce direttamente il consumo, le emissioni correlate e il flusso di rifiuti. Per la rendicontazione ESG, ciò fornisce inoltre dati concreti e tracciabili sui risparmi effettivi.

Uomo e macchina, con un occhio di riguardo per la sostenibilità

Per noi, la digitalizzazione è sempre al servizio di processi affidabili. Uniamo l’efficienza dell’elaborazione automatizzata alla supervisione di esperti umani, in modo che rapidità e accuratezza vadano di pari passo. Lo stesso approccio che riduce i tempi di elaborazione delle pratiche aiuta gli assicuratori a ridurre in modo strutturale il flusso di documenti cartacei.

In questo modo, la sostenibilità diventa parte integrante del flusso dei documenti all’interno dell’organizzazione. Gli obiettivi ESG e l’efficienza operativa si rafforzano a vicenda, e l’assicuratore sta costruendo una catena che è sia più veloce che più ecologica.

Noi di Input for You consideriamo la sostenibilità e la digitalizzazione come due facce della stessa medaglia. Organizzando in modo più efficiente i processi documentali, aiutiamo le compagnie assicurative a ridurre la loro impronta ecologica e, al contempo, a fornire una base credibile per la loro rendicontazione.

Volete sapere come possiamo aiutarvi a ridurre il volume di documenti cartacei e a rafforzare la vostra rendicontazione ESG? Contattateci e scoprite cosa può significare per la vostra organizzazione una gestione intelligente dei documenti.