L'empreinte écologique des flux de papier dans le secteur belge de l'assurance

Un secteur qui fonctionne encore sur papier

Ces chiffres montrent l'ampleur du volume de documents papier dans le secteur des assurances. En Belgique, les compagnies d'assurance et leurs courtiers échangent chaque année plus de 100 millions de rapports de production, financiers et de sinistres.. Une part non négligeable de ces opérations se fait encore aujourd'hui par courrier et nécessite un suivi manuel.

Cette intensité s'inscrit dans un contexte belge plus large. La consommation de papier dans notre pays s'élève à plusieurs centaines de kilos par habitant et par an bien au-dessus de la moyenne européenne, qui est d'environ 160 kilos. Rien que dans un environnement de bureau, un employé imprime en moyenne environ 50 kilos de papier par an. Pour un secteur qui repose sur des dossiers nécessitant beaucoup de documents, cela représente rapidement un volume considérable.

L'impact du papier sur l'environnement

Chaque feuille de papier cache un coût caché. Selon les analyses du cycle de vie, la production d’une feuille A4 génère environ 4 à 5 grammes d’équivalent CO₂ et consomme en outre en moyenne une dizaine de litres d’eau. Si vous utilisez une imprimante laser, il faut ajouter environ 1 gramme de CO₂ par page imprimée.

Au niveau sectoriel, ces gouttes finissent par former un véritable torrent. En 2014, l'industrie mondiale du papier et de la pâte à papier représentait déjà 5,6 % de la consommation énergétique industrielle et figure parmi les plus grands émetteurs de gaz à effet de serre. À cela s'ajoutent les impacts liés au transport, au stockage et au traitement du courrier physique. Pour un assureur qui traite des millions de documents par an, le papier se traduit ainsi par un impact mesurable en termes d'émissions de CO₂ et de consommation d'eau.

L'ESG et la CSRD permettent de mesurer cet impact

Ce qui relevait jusqu’à présent de la bonne volonté devient désormais une obligation de déclaration. En vertu de la directive européenne sur le reporting en matière de durabilité des entreprises (CSRD), les grandes entreprises, les banques et les assureurs devront rendre compte de leurs performances en matière de durabilité à compter de l’exercice 2024, les premiers rapports devant être publiés dès 2025. La réglementation continue d'évoluer, notamment sous l'effet du paquet de simplification « Omnibus » de début 2025, mais la tendance est claire.

Un élément crucial est le reporting sur les émissions de scope 3 : toutes les émissions indirectes tout au long de la chaîne de valeur, des fournisseurs jusqu'au traitement des déchets. Le papier entre précisément dans cette catégorie. La consommation, les imprimés, le courrier postal et l’archivage sont pris en compte dans le bilan ESG que les assureurs doivent être en mesure de présenter. Une réduction des flux de papier améliore donc à la fois l’empreinte carbone réelle et les chiffres figurant dans le rapport de développement durable.

La numérisation, un levier concret en matière d'ESG

C'est là qu'intervient le traitement intelligent des documents. La numérisation du courrier entrant, des dossiers de sinistres et des échanges entre les compagnies d'assurance et les courtiers permet d'éliminer une grande partie du papier de la chaîne de traitement. Les dossiers numérisés ne nécessitent ni impression, ni enveloppe, ni espace d'archivage physique.

Concrètement, cela signifie que :

• Les documents et e-mails entrants sont reconnus numériquement et acheminés vers le flux de travail approprié, sans passer par une étape intermédiaire sur papier.
• Les polices d'assurance, les avenants et les dossiers de sinistre sont créés, enrichis et conservés sous forme électronique.
• La communication entre l'assureur et le courtier s'effectue par le biais de messages numériques structurés, et non plus par courrier postal ou par e-mails isolés.

Chaque étape automatisée qui remplace le papier réduit directement la consommation, les émissions associées et le volume de déchets. Pour le reporting ESG, cela fournit en outre des données concrètes et traçables sur les économies réalisées.

Conçu par des hommes, dans un souci de durabilité

Chez nous, la numérisation est toujours au service de processus fiables. Nous combinons l'efficacité du traitement automatisé avec la supervision d'experts humains, afin d'allier rapidité et rigueur. Cette approche, qui réduit les délais de traitement des dossiers, aide les assureurs à réduire durablement leur volume de documents papier.

La durabilité devient ainsi une composante à part entière du flux de documents au sein de l'organisation. Les objectifs ESG et l'efficacité opérationnelle se renforcent mutuellement, et l'assureur met en place une chaîne de processus à la fois plus rapide et plus écologique.

Chez Input for You, nous considérons la durabilité et la numérisation comme les deux facettes d’un même mouvement. En organisant les processus documentaires de manière plus intelligente, nous aidons les assureurs à réduire leur empreinte écologique tout en étayant de manière crédible leurs rapports.

Vous souhaitez savoir comment nous pouvons vous aider à réduire votre volume de documents papier et à étayer votre reporting ESG ? Contactez-nous et découvrez ce que le traitement intelligent des documents peut apporter à votre organisation.