A pegada ecológica dos fluxos de papel no setor dos seguros belga

Um setor que ainda funciona com papel e caneta

Os números mostram a dimensão do volume de papelada no setor dos seguros. Na Bélgica, as seguradoras e os seus corretores trocam anualmente mais de 100 milhões de relatórios de produção, financeiros e de sinistros. Atualmente, uma parte significativa desse processo ainda é realizada através de cartas e acompanhamento manual.

Esta intensidade insere-se num panorama belga mais alargado. O consumo de papel no nosso país situa-se em algumas centenas de quilos por habitante por ano bem acima da média europeia de cerca de 160 quilos. Só no ambiente de escritório, um funcionário imprime, em média, cerca de 50 quilos de papel por ano. Num setor que depende de processos com grande volume de documentação, esse número aumenta rapidamente.

O impacto do papel no ambiente

Cada folha de papel acarreta um custo oculto. De acordo com análises do ciclo de vida, a produção de uma folha A4 representa cerca de 4 a 5 gramas de CO₂ equivalente e, além disso, consome, em média, cerca de 10 litros de água. Quem utiliza uma impressora a laser deve adicionar mais cerca de 1 grama de CO₂ por página impressa.

A nível setorial, essas gotas transformam-se num fluxo consistente. A indústria mundial do papel e da pasta de papel já representava, em 2014, 5,6 por cento do consumo de energia industrial e está entre os maiores emissores de gases com efeito de estufa. A isto acrescem ainda os impactos do transporte, armazenamento e processamento do correio físico. Para uma seguradora que processa milhões de documentos por ano, o papel traduz-se, assim, num impacto mensurável em termos de CO₂ e de consumo de água.

O ESG e a CSRD tornam esse impacto mensurável

O que durante muito tempo foi uma questão de boa vontade passa agora a ser uma obrigação de prestação de contas. Ao abrigo da Diretiva Europeia relativa à Apresentação de Relatórios de Sustentabilidade das Empresas (CSRD), as grandes empresas, os bancos e as seguradoras devem apresentar relatórios sobre o seu desempenho em matéria de sustentabilidade a partir do exercício de 2024, com os primeiros relatórios a serem publicados a partir de 2025. A regulamentação continua em evolução, nomeadamente devido ao pacote de simplificação «Omnibus» do início de 2025, mas a direção a seguir é clara.

Um aspeto crucial é a apresentação de relatórios sobre as emissões de Âmbito 3: todas as emissões indiretas na cadeia de valor, desde os fornecedores até ao tratamento de resíduos. O papel enquadra-se exatamente nessa categoria. O consumo, a impressão, o correio físico e o arquivo contam para o relatório ESG que as seguradoras têm de ser capazes de apresentar. Assim, uma redução do fluxo de papel melhora tanto a pegada ecológica real como os números apresentados no relatório de sustentabilidade.

A digitalização como alavanca concreta em matéria de ESG

É aqui que entra em cena o processamento inteligente de documentos. Ao digitalizar a correspondência recebida, os processos de sinistros e a comunicação entre as seguradoras e os corretores, elimina-se grande parte do papel da cadeia de processos. Os processos digitalizados não requerem impressão, nem envelopes, nem espaço físico de arquivo.

Em termos concretos, isso significa que:

• Os documentos e e-mails recebidos são reconhecidos digitalmente e encaminhados para o fluxo de trabalho adequado, sem passar por nenhuma etapa intermédia em papel.
• As apólices, as cláusulas adicionais e os processos de sinistros são criados, atualizados e arquivados eletronicamente.
• A comunicação entre a seguradora e o corretor é feita através de mensagens digitais estruturadas, em vez de cartas e e-mails isolados.

Cada etapa automatizada que substitui o papel reduz diretamente o consumo, as emissões associadas e o fluxo de resíduos. Além disso, no que diz respeito aos relatórios ESG, isso proporciona dados concretos e rastreáveis sobre a poupança alcançada.

Homem e máquina, com foco na sustentabilidade

Para nós, a digitalização está sempre ao serviço de processos fiáveis. Combinamos a eficiência do processamento automatizado com a supervisão de especialistas humanos, para que a rapidez e o rigor andem de mãos dadas. A mesma abordagem que reduz o tempo de processamento dos processos ajuda as seguradoras a reduzir estruturalmente o seu fluxo de papelada.

Desta forma, a sustentabilidade torna-se uma parte integrante do fluxo de documentos na organização. Os objetivos ESG e a eficiência operacional reforçam-se mutuamente, e a seguradora está a construir uma cadeia que é simultaneamente mais rápida e mais ecológica.

Na Input for You, consideramos a sustentabilidade e a digitalização como duas facetas da mesma tendência. Ao organizar os processos documentais de forma mais inteligente, ajudamos as seguradoras a reduzir a sua pegada ecológica e, ao mesmo tempo, a fundamentar os seus relatórios de forma credível.

Quer saber como podemos ajudá-lo a reduzir o seu volume de papel e a fundamentar os seus relatórios ESG? Contacte-nos e descubra o que o processamento inteligente de documentos pode significar para a sua organização.