A pegada ecológica dos fluxos de papel no setor dos seguros belga

Um setor que ainda funciona com papel

Os números mostram bem quão grande é o volume de papelada no setor dos seguros.

Na Bélgica, as seguradoras e os seus corretores trocam mais de 100 milhões de mensagens relacionadas com a produção, as finanças e os sinistros todos os anos. Uma parte considerável destes continua, ainda hoje, a ser tratada por meio de cartas e acompanhamento manual.

Essa intensidade insere-se num panorama belga mais alargado. Com várias centenas de quilos por habitante por ano, o consumo de papel no nosso país é de bem acima da média europeia, que ronda os 160 quilos. Só no ambiente de escritório, um funcionário médio imprime cerca de 50 quilos de papel por ano. Para um setor que funciona com arquivos que envolvem uma grande quantidade de documentos, esse número aumenta rapidamente.

Qual é o impacto ambiental do papel?

Cada folha de papel acarreta um custo oculto. De acordo com análises do ciclo de vida, a produção de uma única folha A4 representa cerca de 4 a 5 gramas de CO₂ equivalente e, além disso, consome, em média, cerca de 10 litros de água. Quem utiliza uma impressora a laser acrescenta cerca de mais 1 grama de CO₂ por página impressa.

A nível setorial, essas quedas transformam-se num fluxo constante. Já em 2014, a indústria global do papel e da pasta de papel representava 5,6 por cento do consumo de energia industrial e figura entre os maiores emissores de gases com efeito de estufa. A isto acrescem os efeitos do transporte, armazenamento e manuseamento do correio físico. Para uma seguradora que processa milhões de documentos por ano, o papel traduz-se, portanto, num impacto mensurável em termos de CO₂ e de consumo de água.

O ESG e a CSRD tornam esse impacto mensurável

O que durante muito tempo foi uma questão de boa vontade é agora uma obrigação de prestação de contas. Ao abrigo da Diretiva Europeia relativa à Divulgação de Informação sobre Sustentabilidade das Empresas (CSRD), as grandes empresas, os bancos e as seguradoras têm vindo a apresentar relatórios sobre o seu desempenho em matéria de sustentabilidade desde o exercício financeiro de 2024, sendo que os primeiros relatórios serão publicados a partir de 2025. A regulamentação continua a evoluir, nomeadamente através do pacote de simplificação «Omnibus» do início de 2025, mas a orientação é clara.

Um componente crucial é a comunicação das emissões de Âmbito 3: todas as emissões indiretas na cadeia de valor, desde os fornecedores até ao tratamento de resíduos. O papel insere-se exatamente nessa categoria. O consumo, a impressão, o correio físico e o arquivo contribuem todos para o desempenho ESG que as seguradoras têm de ser capazes de demonstrar. A redução do fluxo de papel melhora, portanto, tanto a pegada ambiental real como os números apresentados no relatório de sustentabilidade.

A digitalização como alavanca concreta em matéria de ESG

É aqui que entra o processamento inteligente de documentos. Ao digitalizar a correspondência recebida, os processos de sinistros e a comunicação entre empresas e corretores, uma grande parte do papel desaparece da cadeia. Os ficheiros digitalizados não requerem impressão, nem envelopes, nem espaço físico de arquivo.

Em termos concretos, isso significa:

• Os documentos e e-mails recebidos são reconhecidos digitalmente e encaminhados para o fluxo de trabalho adequado, sem qualquer etapa intermédia em papel.
• As apólices, as cláusulas adicionais e os processos de sinistros são criados, atualizados e armazenados eletronicamente.
• A comunicação entre a seguradora e o corretor é feita através de mensagens digitais estruturadas, em vez de cartas e e-mails esporádicos.

Cada etapa automatizada que substitui o papel reduz diretamente o consumo, as emissões associadas e o volume de resíduos. No que diz respeito aos relatórios ESG, proporciona também dados concretos e rastreáveis sobre as poupanças alcançadas.

Pessoas e máquinas, com um olhar voltado para a sustentabilidade

Para nós, a digitalização está sempre ao serviço de processos fiáveis. Combinamos a eficiência do processamento automatizado com a supervisão de especialistas humanos, para que a rapidez e o cuidado andem de mãos dadas. A mesma abordagem que reduz o tempo de processamento dos processos ajuda as seguradoras a reduzir estruturalmente o seu fluxo de papel.

A sustentabilidade torna-se, assim, uma parte integrante do fluxo de documentos na organização. As metas ESG e a eficiência operacional reforçam-se mutuamente, e a seguradora cria uma cadeia que é simultaneamente mais rápida e mais ecológica.

Na Input for You, consideramos que a sustentabilidade e a digitalização são duas facetas do mesmo movimento. Ao organizar os processos documentais de forma mais inteligente, ajudamos as seguradoras a reduzir a sua pegada ecológica, ao mesmo tempo que proporcionamos um apoio fiável aos seus relatórios.

Está curioso para saber como podemos ajudá-lo a reduzir o volume de papel e a reforçar os seus relatórios ESG? Entre em contacto connosco e descubra o que o processamento inteligente de documentos pode significar para a sua organização.